Der beste Weg, die Zukunft vorherzusagen, ist, sie zu gestalten.
Verfasser unbekannt

Dieses Jahr hatte es mit der Corona-Pandemie in sich. So ziemlich jedes Unternehmen, egal ob klein oder groß, stand und steht durch die Einschränkungen und Auswirkungen vor bis dato nicht absehbaren Herausforderungen. Umso wichtiger ist es 2020 schon an 2021 zu denken und nach vorn zu blicken. Fangen Sie am besten jetzt damit an und überlegen, wie Sie sich mit Ihrem Team strategisch für das kommende Jahr aufstellen.

Wir als Kanzlei nehmen uns einmal im Jahr einen ganzen Tag Zeit, um gemeinsam zu verabreden, was wir im neuen Jahr miteinander erreichen wollen. Andere Termine gibt es an diesem Tag nicht, alle Mitarbeiter sind dabei! Unter der Überschrift Jahreszielplanung gehen wir die kommenden zwölf Monate systematisch und planvoll an. Dabei geht es weniger um Umsatzzahlen oder die Anzahl neuer potenzieller Mandanten. Indem wir uns gemeinsam Ziele stecken und diese fest vereinbaren, uns miteinander auf ein Vorgehen einigen, begreift sich jeder Mitarbeiter als Teil einer Mannschaft, in der es auf jeden Einzelnen ankommt.

Inzwischen hat das neue Jahr zwar schon begonnen, aber jetzt ist noch immer ein guter Zeitpunkt, um es nachhaltig und strategisch zu gestalten, anstatt dem Zufall die Regie zu überlassen. Wie und wo – ob in Klausur in den eigenen vier Unternehmenswänden oder an einem externen Tagungsort – spielt eine untergeordnete Rolle. Entscheidend ist, dass sich bereits die Vorbereitung der Jahreszielplanung auf viele Schultern verteilt und auch der Tag selbst von allen gemeinsam getragen wird. Warum? Weil es erstaunliche Ergebnisse hervorbringt, wenn man sich als Chefin oder Chef zurücknimmt und genauso ein Teil des Teams ist wie jeder andere. Denn die Mitarbeiter sollen ein ehrliches Feedback geben, sich ohne Scheu äußern dürfen, wirklich miteinander ins Gespräch kommen und gemeinsam überlegen, wie welche Ziele erreicht werden können.

Klassische Hierarchien funktionieren bei diesem Format daher nur bedingt. Das Auflösen solcher Grenzen ist aber auch nicht automatisch Voraussetzung für eine erfolgreiche Jahreszielplanung. Meine Erfahrung ist jedoch, dass sich dieses Agieren auf Augenhöhe im Rahmen einer solchen Klausurtagung positiv auswirkt und das Potenzial der Mitarbeiter hebt. So erlebe ich beispielsweise meine Auszubildenden in dieser offenen Runde völlig anders als im üblichen Kanzleialltag. Plötzlich trauen sich auch die Jüngsten, etwas beizutragen, weil sie als Gleiche unter Gleichen behandelt werden – unabhängig von ihrer beruflichen Stellung.

Im Mittelpunkt der Jahreszielplanung steht zunächst der Rückblick auf das zu Ende gehende Jahr. Faktisch sehen wir uns jeden Geschäftsbereich einzeln an: Passt das, was wir tun, noch zum aktuellen Stand und zu dem, was wir in der letzten Jahreszielplanung miteinander vereinbart haben? Was können wir noch besser machen, welche Prozesse noch optimieren? Welche der verabredeten Meilensteine haben wir erreicht, welche nicht und warum? Ist es uns gelungen, alle Mitarbeiter mitzunehmen oder müssen wir in Teilbereichen noch einmal speziell weiterbilden? Sind wir noch nah genug an unseren Mandanten dran, stimmt die Kommunikation mit ihnen?

Anschließend werden neue Ziele anvisiert. In unserer Kanzlei hat sich ein Jahresmotto bewährt, um sich zwar ambitionierte, aber auch realisierbare Ziele zu stecken und sich nicht zu verzetteln. Dieses Leitthema stellen wir bewusst in den Vordergrund, zerlegen es in kleine Portionen, um es dann planvoll abarbeiten zu können. Noch ein Tipp: Aus diesem Tag etwas visuell Sichtbares festzuhalten und mitzunehmen, hat sich in unserem Team bewährt. Auf diese Weise fühlen wir uns gemeinsam an unsere Jahreszielplanung gebunden und bemerken auch im Jahresverlauf, ob wir uns daran halten oder ob es vielleicht doch nicht (mehr) passt.

Ganz gleich, wie individuell man ein solches Format ausgestaltet, folgende Punkte sind wesentlich: Die Jahreszielplanung sollte tatsächlich einer Klausurtagung gleichkommen. Keine anderen Termine, keine Ablenkung, stattdessen abschirmen und eine Wohlfühlatmosphäre schaffen. Idee ist es, bewusst einen Kontrapunkt zum üblichen Berufsalltag zu setzen.

Nehmen Sie sich im Vorfeld konzentriert Zeit, zusammen mit zwei, drei engen Mitarbeitern eine Arbeitsgruppe zu bilden. Sammeln Sie erste Ideen und stellen Sie eine spannende Agenda auf, die Ihre Mitarbeiter mitnimmt und möglichst nah dran ist an Ihrer beruflichen Praxis. Widmen Sie sich zunächst den brennendsten Fragen. Versuchen Sie, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen. Formulieren Sie konkrete Fragen- und Aufgabenstellungen.

Klären Sie für sich, was Sie damit erreichen wollen, welche Erwartungen Sie haben, welche wichtige Rolle den Mitarbeitern zukommt – und erklären Sie all das Ihren Angestellten. Nutzen Sie die Jahreszielplanung, um Ihren Angestellten direkt und indirekt Ihre Wertschätzung zu zeigen. Denn die wichtigsten Berater eines Unternehmens sind die eigenen Mitarbeiter!

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben