Das Thema Kassen beschäftigt viele Unternehmen seit längerem. Mit Einführung der neuen Kassenrichtlinie im November 2010 galten deutlich strengere Anforderungen an moderne Kassensysteme als vorher. So müssen Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, (selbstredend) richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Daten müssen außerdem unveränderlich abgelegt werden. Lange Übergangsfristen bis Ende 2022 haben bei manchem den Eindruck erweckt, dass man das Thema auf die lange Bank schieben kann.

Doch seit Anfang 2020 gelten weitere Verschärfungen, die Corona-bedingt zwar verschoben wurden, nun aber bis 30.09.2020 zu beachten sind. Um was handelt es sich konkret? Bereits seit dem 01.01.2018 sind die Finanzbehörden ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassenschau vorzunehmen. Während 2019 der Fokus noch schwerpunktmäßig auf der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Einnahmen und Ausgaben lag, geht es den Prüfern seit Anfang dieses Jahres verstärkt um die ordnungsgemäße Verwendung der eingesetzten Aufzeichnungssysteme.

Knackpunkt dabei: Das Kassensystem muss bei Anschaffung ab dem 01.01.2020 eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) aufweisen. Damit soll modernen Manipulationsmethoden der Riegel vorgeschoben werden, weil es mit einer TSE nicht mehr möglich ist, eine „Schadsoftware“ im Kassensystem zu installieren und somit Umsätze zu manipulieren.

Weil aus Sicht der Finanzbehörden die zunehmend digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu führt, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestellt werden können, soll die Veränderung oder Manipulation steuerlich relevanter Kassenvorgänge mittels neuer Sicherheitsauflagen sogar noch weiter erschwert werden. 

Weil der Gesetzgeber zu Beginn der Corona-Pandemie davon ausgegangen ist, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen mit einer TSE zeitnah nicht mehr fristgerecht möglich ist, wurde im Frühjahr eine „Nichtangriffsregelung“ vereinbart. Das heißt, dass ein elektronisches Kassensystem, das in diesem Jahr angeschafft wurde, aber noch keine TSE aufweist, bei einer Prüfung in den vergangenen Monaten nicht beanstandet wurde. Das gilt allerdings nur noch bis zum 30.09.2020! Wer sich also in diesem Jahr ein neues Kassensystem angeschafft hat, sollte zwingend prüfen, ob es schon TSE-konform ist oder aufgerüstet werden kann. Der fristgerechte Einbau muss in letzterem Fall bis Ende September nachweislich zumindest in Auftrag gegeben sein!

Für alle mit älteren Kassensystemen: Prinzipiell gilt eine Übergangsfrist für Kassen, die im Zeitraum von November 2010 bis Jahresende 2019 angeschafft wurden. Diese müssen zum einen die Kassenrichtlinie erfüllen. Wenn sie keine Möglichkeit einer zertifizierten TSE-Aufrüstung haben, dürfen diese Systeme dennoch weiter genutzt werden und zwar bis zum 31.12.2022. Ab dem 01.01.2023 ist damit aber Schluss, dann muss es in jedem Fall eine neue Kasse sein!