Bei widrigen Umständen und Ärger über anstehende Veränderungen neige ich sowohl in meinem Privatleben, aber natürlich auch in meinem beruflichen Umfeld zur Überkompensation. Das bedeutet, dass ich aus den bevorstehenden – und in der Regel nicht zu umgehenden – Veränderungen am Ende möglichst einen neuen Nutzen ziehen möchte. Bei jeder Herausforderung frage ich mich, wie ich das Ganze irgendwie in einen Vorteil verwandeln kann. Es ist oft so wie mit einem kleinen spitzen Stein im Schuh: Zuerst versucht man, diesen Stein zu ignorieren. Dann aber wird die Sache unangenehm und man handelt. Dann doch lieber neu denken und die vorhandene Energie positiv nutzen als sich krampfhaft auf das Vermeiden einzustellen.

Zwei Beispiele dafür: Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumenation (VFD) für alle Steuerpflichtigen wurde zunächst von nahezu allen Steuerberatern ignoriert. Schließlich stellte sich heraus, dass es der Finanzverwaltung mit dieser Pflicht tatsächlich ernst war. Was also tun? Mittlerweile kann ich meinen Mandanten im Brustton der Überzeugung sagen, dass es als Prozess durchaus sinnvoll ist, sich dem Thema VFD zu stellen. In Kombination mit der Erstellung eines sehr konkreten Risikocontrollings, der Simulation und Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung sowie der Dokumentation der IT-Anlage mit Blick auf Sicherung und Sicherheitskonzept bekommt die VFD eine viel wertvollere Dimension. Schlussendlich dient sie im Kontext der beschriebenen Sachverhalte als elementarer Schutz der IT-Festigkeit eines Unternehmens. Die Neuaufnahme großer risikoträchtiger Mandate, an deren Anfang die VFD-Erstellung steht, hat sich für uns bewährt.

Das zweite Beispiel hat mit meinem Büchertick zu tun. Unser Kanzleigebäude in Zwickau-Planitz wurde um die Jahrhundertwende über einem gedeckelten Bachbett errichtet. Wir kauften das Grundstück einschließlich eines Parkplatzes. Was wir zu diesem Zeitpunkt allerdings nicht wussten war, dass die Parkplätze teilweise 40 Zentimeter in den öffentlichen Raum des Bachbettes ragten. Im Zuge einer erforderlichen Bachsanierung verlor ich zwei Stellplätze, übrig blieb nur noch eine kleine Restfläche. Diese wollte ich nutzen. Damals hatte ich bereits seit längerem vage eine Idee im Kopf: Ich wollte eine alte Telefonzelle zu einer Bücherzelle umfunktionieren, um meine vielen Bücher mit der Welt teilen zu können. Allerdings war das Ganze eher ein Spleen, ohne festen Termin und konkretes Vorhaben.

Als ich aber den Rückbau des Parkplatzes hinnehmen musste, war die Zeit reif für meine Bücherzelle. Innerhalb weniger Wochen konnten wir unserer Stadt eine täglich geöffnete Bücherstation bieten. Aus dieser Aktion gewann ich sehr viel Positives: Die Menschen, die sich Bücher bei uns holen, oder ihre Bücher zu uns bringen, haben immer ein nettes Wort oder eine nette Geste für uns übrig. Die Bücherzelle füllt sich wie durch Zauberhand immer wieder neu, weil es vielen wie mir ergeht: Bücher wegwerfen geht nicht. Sie aber an einen anderen Ort zu stellen, um sie mit seinen Mitmenschen zu teilen, das fühlt sich gut und richtig an. Das Win-Win-Prinzip hat uns somit schon viel Freude gemacht. Überkompensation muss eben nicht immer mit Steuern oder Zahlen zu tun haben und aus dem anfänglichen Ärger wird positiver Nutzen.

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben