Es ist ein weiter Weg von der Idee zur Tat.

Jean Baptiste Molière

Wir müssten mal, wir sollten unbedingt... Die To-Do-Listen werden manchmal immer länger und länger, die offenen Punkte gehen irgendwie nicht aus. Allein, der richtige Zeitpunkt kommt nie. Alle wollen, aber es hat keine Priorität. Wenn sich viele kleinere Themen zu einem großen Berg auftürmen und das sprichwörtliche Licht am Ende des Tunnels nicht in Sicht kommen will, ist es Zeit für einen FedEx-Day.

Die Idee dahinter: Der Paketzusteller FedEx garantiert, ein Paket binnen 24 Stunden an jede beliebige Adresse weltweit zuzustellen. Analog versuchen wir als Kanzlei, aufgeschobene Probleme innerhalb von 24 Stunden wieder in den Griff zu bekommen und tatsächlich Ergebnisse zu schaffen. Was es dazu braucht? Ein drei Wochen im Voraus festgelegtes Datum, an dem Urlaubssperre gilt und kein anderer Termin stattfindet. In Vorbereitung auf den FedEx-Day tragen wir gemeinsam alles zu den offenen Themen zusammen, was wir an diesem Tag bearbeiten wollen und bilden kleine Arbeitskreise. In entsprechenden Informationsspeichern hinterlegen wir alle Unterlagen und Daten, die wir bis dato zu diesem spezifischen Thema gesammelt haben.

Für den FedEx-Day selbst vereinbaren wir ein Zeitfenster von Donnerstag 11 Uhr bis Freitag 11 Uhr. Am Morgen des Donnerstag hat jeder noch Gelegenheit, dem normalen Tagesgeschäft nachzugehen. Ab 11 Uhr gehen wir in die Umsetzung. Weil von Anfang an klar ist, dass jeder binnen 24 Stunden liefern muss, lassen sich erstaunliche Energien und Selbstheilungskräfte aktivieren.

Was war unser Ausgangspunkt für ein so radikales Format? Wir hatten vor einigen Jahren zwar bei jedem Mandanten die digitale Buchführung eingeführt, allerdings kämpften wir in den Auswertungen und Chefinformationen um einen einheitlichen Standard. Bis dahin hatte jeder Mitarbeiter seine individuelle Lösung entwickelt, so gut er eben konnte und es wusste – Standardisierung Fehlanzeige. Gleichzeitig tat sich mit gesetzlichen GOBD-Änderungen bei der digitalen Buchführung eine weitere Baustelle auf. Doch auch mit diesem Thema kamen wir einfach nicht voran. Als dann nach einer Änderung in der EDV unsere Serienbriefe nicht mehr richtig funktionierten, musste eine pragmatische Lösung her und zwar schnell. Sie hieß FedEx-Day.

Nach 24 Stunden hatten wir tatsächlich die anvisierten Pakete ausgeliefert: Das lang vor uns hergeschobene Mandantenanschreiben war fertig. Wir hatten die Inhalte eines Mandanten-Workshops erarbeitet, dazu eine Einladung und Agenda erstellt. Für die Auswertung hinsichtlich der digitalen Buchführung waren Standards durchdacht und sogar innerhalb dieses Zeitfensters von allen Mitarbeitern kurzfristig umgesetzt worden.

Binnen 24 Stunden konnten wir die uns bislang quälenden Themen abarbeiten. Kein „Man müsste mal...“ mehr. Stattdessen stand ein „Einfach machen!“ am Ende dieses Tages. Die dabei freigesetzte Energie war enorm. Das Gefühl, einen solchen Berg an Themen erfolgreich erledigt zu haben, hallte lange nach.

Zweifelsohne setzt die Realisierung eines solchen Tages voraus, dass Sie als Unternehmen bereits agil arbeiten und Ihre Mitarbeiter mit dieser Vorgehensweise vertraut sind. Wenn sich aber das gesamte Team auf diese Methode einlassen kann, bringt ein solcher Arbeitstag unwahrscheinlich viel Freude und eine völlig neue Erfahrung des Miteinanders.

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben