Längst sind wir in allen Unternehmen von der Technik abhängig. Branchenübergreifend sind Verwaltung, Vertrieb oder Produktion mittlerweile mehr oder weniger digital organisiert. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig firmeninterne IT-Standards zu definieren und weiterzuentwickeln.

Je besser Ihre Firma standardisierte Prozesse vorhält, desto geringer fallen die Kosten aus. Standardisieren Sie daher so viele Produkte und Prozesse wie möglich! Neben der allgemeinen Software und Hardware sind zunehmend auch mobile Endgeräte Ihres Unternehmens und der Mitarbeiter relevant.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern die firmeninternen Spielregeln von Anfang an über eine obligatorische IT-Betriebsvereinbarung mit. Denn das Risiko rechtlicher Probleme steigt immer stärker. Beachten Sie dabei insbesondere folgende Aspekte:

Verbieten Sie jegliche Form von Privatnutzung der Unternehmens-IT. Behalten Sie sich unangekündigte Kontrollen vor. Andernfalls haben Sie die privaten Schutzrechte Ihrer Mitarbeiter zu beachten; d.h. Sie haben als Firma keinen Zugriff auf den geschäftlichen E-Mail-Account Ihrer Mitarbeiter, wenn darüber auch private Mails empfangen werden dürfen.

Verbieten Sie jegliche eigenständige Software auf Unternehmensrechnern. Verbieten Sie, dass Ihre Unternehmensdaten ohne geschäftlichen Grund kopiert, verschickt und verbreitet werden. Achten Sie bei der Kündigung von Mitarbeitern darauf, dass sämtliche Daten, Geräte und Zugangsdaten unaufgefordert zurückgegeben werden.

Setzen Sie auf einfache IT-Checklisten, um im Vertretungs- oder Havariefall die richtigen Schritte einleiten zu können. Ziel muss es sein, die Routineüberwachung so gut zu dokumentieren, dass auch ein Dritter damit zurechtkommt.

Stichworte sind standardisierte PC-Arbeitsplätze, IT-Notfallhandbuch und Richtlinien zur Nutzung der EDV. Sichern Sie sich gegen Haftungsrisiken und Lizenzverstöße ab. Sie sollten alljährlich eine Betriebsvereinbarung mit Ihren Mitarbeitern erstellen und diese von jedem per Unterschrift bestätigen lassen.

Quelle: Ines Scholz: Das müssen Chefs über Controlling wissen. 163 Finanztipps von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt