Denke nicht nach, sondern vor.
Buddha

Nutzen Sie den Jahreswechsel, um Vorlagen und Anschreiben, Handreichungen und sonstige für Ihren Unternehmensalltag wichtige Unterlagen auf den neuesten Stand zu bringen. Darüber hinaus bieten sich Januar und Februar des neuen Jahres an, um all Ihre Standardprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Was sollten Sie verändern, wo fehlen noch Anpassungen, wo könnte etwas optimiert werden? Dieses Vorgehen lässt sich als Jahreswechsel-Routinen bezeichnen.

Ein gutes Beispiel aus unserer Welt der Steuerberatung ist eine Einkommenssteuer-Checkliste, die wir neuen Mandanten an die Hand geben kann. Diese muss natürlich jährlich aktualisiert werden. Ähnlich verfahren wir mit Auswertungspaketen für die Buchführung. Gemeinsam im Team überlegen wir, wie sich diese Informationen anschaulich präsentieren lassen. Solche Prozesse können Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen der Jahreswechsel-Routinen immer wieder hinterfragen. Auf diese Weise optimieren Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern bringen auch Ihre Kunden Schritt für Schritt auf einen organisatorisch besseren Stand.

Zudem bietet Ihnen diese Routine die Möglichkeit, einen besonderen Themenschwerpunkt für das neue Jahr zu definieren. Überlegen Sie gemeinsam im Team, wie Sie Ihren Kunden im anstehenden Jahr das gewisse Etwas an Service oder Beratung anbieten können. Da es nicht zielführend ist, alle erdenklichen Themen bunt gemischt und gleichzeitig zu spielen, sollten Sie einen Schwerpunkt herausarbeiten.

Auf diese Weise können Sie über das operative Tagesgeschäft hinaus mit Ihren Kunden gezielt ins Gespräch kommen. Sie kommunizieren eine klare Botschaft, treten so tatsächlich als aktive Begleiter Ihrer Kunden in Erscheinung und bieten einen strategischen Mehrwert. Gleichzeitig setzen Sie jedes Jahr neue Impulse und stellen somit sicher, dass auch Ihre eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fortwährend Freude an ihrer Arbeit haben. Denn nur, wenn Sie selbst für Ihre Themen brennen, können Sie diese Energie in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden umsetzen. Wenn Sie hingegen jahrein jahraus dasselbe tun, geht dieses Feuer verloren.

Durch diese Erweiterung der Aufgaben rund um den Jahreswechsel werden selbst Routinen zu einer sinnvollen Aufgabe. Auch mithilfe solcher vermeintlich kleinen Schritte geht man strukturiert und planvoll in das neue Jahr.

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben