Wie Sie mit Sicherheit bereits wissen, sind Unternehmen, die eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer erbringen, dazu verpflichtet innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Doch sind Sie sattelfest, was eine Rechnung alles aufweisen muss, um als solche unstreitig zu sein? Insbesondere mit Blick auf den Vorsteuerabzug der ausgewiesenen Umsatzsteuer gibt es eine ganze Reihe von Fallstricken. Ob Sie eine Rechnung hingegen in Papierform versenden oder nur noch digital, bleibt Ihnen überlassen.

Welche Angaben muss eine korrekte Rechnung also enthalten: Zwingend notwendig sind der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers. Außerdem sind erforderlich die Steuernummer oder USt-Id-Nr. des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung sowie die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.

Dass die Steuernummer wichtig ist, müssen wir wahrscheinlich nicht betonen. Dass aber auch in punkto Leistungsbeschreibung echte Aufmerksamkeit gefordert ist, ist weniger bekannt. Doch insbesondere aufgrund des damit verbundenen Vorsteuerabzugs kommt es immer wieder zu juristischen Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden. Ohne eine korrekte Leistungsbeschreibung gilt eine Rechnung aber nicht als Rechnung! Die abgerechnete Leistung muss eindeutig erkennbar und leicht nachprüfbar sein, sie muss durch die Beschreibung im Nachhinein identifizierbar sein. Allgemein gehaltene Angaben wie „Produktverkäufe“ ohne den korrekten Hinweis auf Art und Menge sind nicht zulässig. Ein einfach gehaltenes Abrechnungsdokument ohne diese Angaben gilt deshalb nach geltender Rechtsprechung nicht als Rechnung und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug.

Neben der korrekten Leistungsbeschreibung sind zudem folgende Angaben wichtig: Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (in Fällen der Zahlung vor Rechnungsausstellung ist der Zeitpunkt der Zahlung anzugeben), Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen (Nettobetrag) und jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts soweit sie nicht schon berücksichtigt ist wie zum Beispiel Skonti. Nicht fehlen darf darüber hinaus der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung. Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt, darf der Hinweis „Gutschrift“ nicht fehlen. Wichtig: Wenn nur einer dieser Bestandteile auf der Rechnung fehlt, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Kleinunternehmer müssen außerdem auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG hinweisen. Bei Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen muss die USt-Id-Nr. des Leistungsempfängers erscheinen und Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, müssen einen Hinweis über die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beinhalten.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind die Vorschriften weniger streng. Hierbei braucht es nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, ein Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum), Angaben zur Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) unter Angabe des anzuwendenden Steuersatzes.

Stichwort Aufbewahrung: Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen: Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist. Diese Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem letzte Eintragungen oder Änderungen (z. B. bei Rechnungskorrekturen) in der Rechnung gemacht wurden. Liegt eine Rechnung mit digitaler Signatur vor, muss auch die Signatur aufbewahrt werden.

Quelle: Ines Scholz: Das müssen Chefs über Controlling wissen. 163 Finanztipps von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt