Kriterien für die passende Software zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Vereinfachte Abläufe: Moderne Software nimmt dem Thema Verfahrensdokumentation unkompliziert den Schrecken. Unternehmen stehen mit der Aufgabe, die vermehrt in den Fokus der Betriebsprüfung rückt, häufig vor einer Herausforderung. Viele empfinden die Erstellung einer Verfahrensdokumentation als „sperrig“, „aufwendig“ oder „zu teuer“. Passende Software schafft eine Struktur, einen Fahrplan, um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Rahmen einer Verfahrensdokumentation zu gewährleisten. Werden einige Kriterien beachtet, finden Unternehmen eine Lösung mit fachlicher Führung. So wird erleichtert, strukturiert eine Verfahrensdokumentation nach den seit 2015 geltenden GoBD zu erstellen und zudem den betrieblichen Datenschutz vollständig zu dokumentieren.

Klar, die Vorgaben der Finanzverwaltung müssen erfüllt sein. Darüber hinaus sollte eine Software zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation aber vor allem eins: Die Abläufe so stark vereinfachen, dass die Verfahrensdokumentation ihr kompliziertes Image als Ärgernis verliert. Vermeidbaren Aufwand gibt es reichlich – Zeitfresser, die mit passender Software bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation ausgemerzt werden, sind unter anderem die Formatierungen wie die Pflege des Inhalts- und Anhangsverzeichnis.

Leitfaden zur Orientierung

Eine solide Grundlage für die vereinfachte Erstellung einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation ist eine Taxonomie – eine Struktur, an der sich Anwender wie an einem Leitfaden orientieren können. Eine zeitgemäße Lösung lässt es zu, dass die in der Taxonomie bereitgestellten Felder nach Bedarf und Situation des Unternehmens mit Werten befüllt und durch ein Live-Reporting während der Erfassung im Bericht angezeigt werden. Unternehmen sollten bei der Entscheidung für eine Software darauf achten, dass unausgefüllte Felder nicht als Platzhalter im Bericht erscheinen: So besteht die Möglichkeit, die Verfahrensdokumentation kontinuierlich weiterzuentwickeln und mit der Zeit vollständiger zu führen.

Wenngleich auch der Einsatz einer Textverarbeitung, zumindest bei einer oberflächlichen Prüfung, als Mittel der Wahl erscheinen kann, geht damit jedoch regelmäßiger erheblicher Aufwand in der Pflege der Verfahrensdokumentation einher. Deutlich effektiver und rentabler arbeitet eine spezielle Softwarelösung, die die Struktur einer Verfahrensdokumentation auf Basis einer Taxonomie bereitstellt.

Vollständig und schlüssig

Bei der Auswahl sollte darauf Rücksicht genommen werden, dass für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation erstellt werden kann, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des jeweiligen Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Achten sollten Anwender unter anderem darauf:

  • dass die Datenerfassung im Interview-Modus erfolgen kann, wobei Antworten in die Taxonomie-Positionen vorgetragen werden.
  • dass ein Live-Reporting jede Datenerfassung in einen übersichtlichen, archivierbaren Report überträgt.
  • dass durch eine Versionierung erreicht wird, dass die Verfahrensdokumentation stets den eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.

Es empfiehlt sich, einen Softwarehersteller zu finden, der die Erfahrungen und Anregungen seiner Anwender zur Erweiterung der Taxonomie analysiert und für die fachliche Weiterentwicklung nutzt. Auch das Feedback aus Betriebsprüfungen sollte ergänzend dazu ausgewertet und verwendet werden. Mit einer modernen Softwarelösung werden auch Musterverfahrensdokumentationen für unterschiedliche Branchen geboten. Sind diese enthalten, kann der Anwender Anregungen erhalten, welche Aspekte wie dokumentiert werden können. Zudem ist es vorteilhaft, wenn zudem bei der Projektanlage die im Unternehmen vorhandenen Prozesse auswählbar sind und lediglich noch in der Verfahrensdokumentation auf die jeweilige IST-Situation umgeschrieben werden müssen.

Anwender fachlich führen

Ein weiterer Pluspunkt mit deutlicher Zeitersparnis ist eine professionelle fachliche Führung der Anwender. Validierungsregeln können dazu beitragen, die Nutzer noch stärker fachlich in der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu unterstützen und anzuleiten. In einer zeitgemäßen Lösung werden so Felder der Taxonomie auf Inhalte geprüft und auf dieser Basis Hinweise gegeben, welche weiteren Felder gefüllt werden sollten. Optimale Unterstützung ist gewährleistet, wenn die Taxonomie um Dokumentations- und Branchenarten ergänzt ist, so dass bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation die Struktur auf die benötigten Felder gefiltert und maximal reduziert werden kann.

Das Ziel ist minimaler Aufwand

Die Vorteile einer passenden Lösung zeigen sich in den Details: In den Bericht sollten ausschließlich die in der Taxonomie gefüllten Positionen übernommen werden. Anwender sehen so ohne Zeitverzögerung, wie der Bericht aussieht. Dazuhin sollte das Inhalts- und Anhangsverzeichnis dynamisch entstehen – ohne dass es extra formatiert gepflegt werden muss. Besonders wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, zahlt sich eine passende Lösung aus, da eine Änderungshistorie mit wenigen Mausklicks erstellt werden kann. Die Versionen der geforderten Jahre können verglichen werden, wenn die Software eine Zusammenfassung der Änderungen als ein Dokument generiert. So kann bei einer Betriebsprüfung beispielsweise die vollständige Verfahrensdokumentation aus einem bestimmen Jahr gelesen werden; und im Anschluss finden sich für die Folgejahre noch wenige Seiten, die die jeweiligen Änderungen von allen erforderlichen Jahre beinhalten.

Abgesichert mit professioneller Lösung

Gemäß GoBD ist die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Auch wenn beispielsweise manche Textverarbeitungsprogramme eine Funktion zum Vergleichen von Dokumenten beinhalten, ergibt sich aus dieser Art der Bearbeitung technisch kein zusammengefasstes Dokument, dass ausschließlich die Änderungen zur Vorversion beinhaltet.

Dies ist ein Gastbeitrag von Paul Liese, Geschäftsführender Gesellschafter der hsp Handels Software-Partner GmbH. Er war ebenfalls als Autor am gemeinsamen Buchprojekt „Der Steuerberater als Krisenmanager“ beteiligt. Danke für die Zusammenarbeit auf Augenhöhe.