Die richtigen Zahlen können dabei helfen, zu entdecken, wo der Bauch versagt, der Mut gefehlt und die Kompetenz nicht ausgereicht hat. Verlässliche Zahlen sind ein erster Schritt zur Überprüfung der Unternehmensentwicklung.

Günter Denzer

Die Debitorenbuchhaltung des Unternehmens ist ein wichtiger Steuerungsbereich der Buchhaltung. Die Aufgabe des Mahnwesens besteht in der Sicherung der betrieblichen Liquidität. Es wird die fristgerechte und zeitnahe Bezahlung der fälligen Forderungen überwacht. Dabei wird über eine sogenannte Offene-Posten-Liste (OPOS) eine detaillierte Aufstellung aller Schuldner mit den offenen fälligen und überfälligen Beträgen erstellt.

Zweck der Mahnung ist es, den Schuldner in Verzug zu setzen. Dabei muss der Stand der Debitoren (Schuldner) stets aktuell und die Fälligkeiten müssen in der Finanzbuchhaltung hinterlegt sein. Der Forderungsalterungsreport zeigt die überfälligen Kundenrechnungen an.

Der Zahlungsverzug entsteht durch die bei Vertragsabschluss vereinbarte Fälligkeit der Forderung. Bei B2B-Geschäften entsteht spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung der Verzug. Ein oft übliches mehrstufiges Mahnverfahren ist gesetzlich nicht normiert. Die Praxis von Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzter Mahnung ist lediglich höfliches Geschäftsgebaren.

Mit Verzugseintritt kann das Unternehmen die Mahn- und Verzugskosten geltend machen. Die Verzugszinsen betragen je nach Kunde 4,12 % p.a. bei Privatkunden und 8,12 % p.a. bei Unternehmen. Eine jeweilige Mahnpauschale in Höhe von 40 € ist bei B2B-Kunden ebenfalls zulässig.

Regelmäßigkeit, Überblick und Konsequenz sind hier die wirksamsten Mittel zum effektiven Mahnwesen. Ein effizientes Mahnwesen gibt dem Unternehmen die Sicherheit, für die geleistete Arbeit termingerecht bezahlt zu werden. Es gilt der Grundsatz: Ein Kunde, der nicht bezahlt hat, ist kein Kunde.

Fordern Sie deshalb zeitnah und stetig fällige Beträge ein und strengen Sie im Falle der Nichtzahlung notfalls auch das gerichtliche Mahnverfahren an. Ebenso können Factoring, Anwälte oder Inkassobüros gute Dienste leisten. Die bessere Lösung ist allerdings, sich von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung oder ein SEPA-Mandat zur Bezahlung geben zu lassen – sofern das Ihre Branche oder die von Ihnen angebotene Leistung zulässt. Ihr Vorteile: Der termingerechte Geldeingang liegt somit in Ihrem eigenen Wirkungskreis und Sie können sich den umfangreichen Verwaltungsaufwand, den Mahnungen verursachen, faktisch sparen.

Quelle: Ines Scholz: Wie man Controlling in den Griff bekommt: Wirkungsvolle Finanz- und Steuertipps für Chefs – Von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt